ЭЛАР-Документопоток
Назначение
- создание электронных копий документов и визуальных образов входящей корреспонденции (бумажные документы, информация на цифровых носителях, предметы, в том числе объемные);
- подготовка переведенной в электронный вид входящей корреспонденции к дальнейшей безбумажной обработке;
- обеспечение автоматизированной поддержки оперативного хранения оригиналов входящей корреспонденции.
Заказчики — организации и учреждения, занимающиеся в процессе осуществления своей деятельности обработкой больших объемов разнообразных документов с жесткими требованиями к срокам обработки.
Особенности реализации
- Настраиваемость — различные по функциональности, взаимодополняющие программные модули. Состав программных модулей варьируется в зависимости от функциональных требований; возможность создания системы в несколько очередей
- Открытость — использование промышленных средств разработки и общесистемного программного обеспечения.
- Совместимость — использование стандартных форматов данных и протоколов информационного обмена; интеграция с другими системами.
Ключевые особенности
- Возможность обработки документов различных типов.
- Гибкое конфигурирование системы без внесения изменений в программный код системы. Редактирование: структуры вида документа, рабочих процессов, состава библиографических данных, визуального представления экранных форм библиографических карточек.
- Гибкость настроек АРМ: возможность обработки на одном рабочем месте как документов разных видов, так и документов конкретного вида.
- Возможность разнесения сканирования одного документа на несколько сканеров (в том числе разных типов).
- Автоматизированное формирование пакетов документов.
- Централизованное распознавание текстов документов.
- Отложенное форматирование распознанных текстов с возможностью сопоставления на экране распознанных текстов и образов оригиналов.
- Исключение человеческого фактора при формировании библиографических данных: использование справочников, двойной ввод, верификация.
- Экспорт электронных документов и полученных на их основании данных для внешних АС.
- Импорт данных с магнитно-читаемых носителей (МЧН).
- Оперативное хранение электронных образов документов.
Функциональный состав ЦПД
Подсистема управления
- управление конфигурацией компонентов системы;
- ведение справочников, реализуемых в системе;
- управление информационным обменом со смежными системами;
- физическое удаление электронных копий документов и визуальных образов входящей корреспонденции с устройств хранения данных;
- управление резервным копированием/восстановлением данных.
Участок ввода входящей корреспонденции
Создание электронных копий документов и визуальных образов входящей корреспонденции (бумажных документов, информации на цифровых носителях, предметов, в т.ч. объемных) на основе применения современных технологий и программно-технических средств потоковой обработки документных массивов.
Участок ввода библиографической информации
Формирование библиографической информации, относящейся к поступившей входящей корреспонденции.
Хранилище электронных копий документов и визуальных образов входящей корреспонденции
Обеспечение структурированного, надежного и безопасного хранения электронных копий документов и визуальных образов входящей корреспонденции.
Подсистема заверения подлинности электронных документов
Обеспечение удостоверения подлинности электронных документов путем создания электронной цифровой подписи с подтверждением времени ее создания, а также взаимодействия с удостоверяющим центром Заказчика.
Подсистема управления оперативным хранением оригиналов входящей корреспонденции
Обеспечение автоматизированной поддержки хранения бумажных оригиналов входящей корреспонденции, учета их движения в архивохранилищах, подготовки к передаче на хранение в архив.
Подсистема обеспечения информационной безопасности
- обеспечение регламентированного доступа персонала к информационным ресурсам и интерфейсам системы;
- обеспечение защиты информации системы от несанкционированного доступа;
- защита прикладного ПО и данных системы от компьютерных вирусов;
- управление правами доступа персонала к ресурсам системы;
- регистрация действий персонала и попыток несанкционированного доступа к ресурсам системы;
- контроль целостности данных.
Схема взаимодействия подсистем
Преимущества внедрения
- Оптимизация процессов обработки входящей корреспонденции, в т.ч. обеспечение как можно более раннего перехода подразделений к работе с электронными копиями документов и визуальными образами ВК.
- Повышение степени сохранности и снижение риска утраты и искажения оригиналов входящей корреспонденции за счет создания условий для возможно раннего изъятия их из активного использования.
- Снижение трудозатрат и накладных расходов на поиск и предоставление пользователям требуемой документальной информации.