Интеграция и внедрение ПО

Система хранения электронных документов (СХЭД)

Автоматизация функциональных процессов по хранению и использованию электронных документов

СХЭД позволяет решить задачу сохранности и учета, возрастающих объемов электронных архивных документов, появляющихся в корпоративных информационных системах

Благодаря созданию единого интеграционного решения прикладные информационные системы (СЭД, ERP, КЭДО) дополняются модулем цифрового архива (СХЭД), обеспечивающим консолидированное и защищенное хранение различных видов документов и данных, быстрый поиск, юридическую значимость и автоматизацию процессов архивного хранения электронных документов в соответствии с законодательством.

СХЭД обеспечивает возможность использования электронных архивных документов в формате «одного окна» с учетом полномочий и разграничения прав доступа сотрудников компании.

Решение подходит, в т.ч. для автоматизации процессов сбора и хранения документов территориально-распределенных подразделений (организаций), эксплуатирующих собственные информационные системы.

Доступ к документам организуется из интерфейса прикладных информационных систем или с помощью поискового интерфейса СХЭД

Настраиваемые сценарии работы автоматизируют все основные процессы комплектования и архивного хранения электронных документов временного (свыше 10 лет) и постоянного срока хранения, их использования в различных жизненных ситуациях

Возможность хранения документов, незавершенных в делопроизводстве, в качестве архива для оперативного использования, в том числе документов временных сроков хранения (до 10 лет)

Внедрение СХЭД в рамках Приказа Росархива 77

Исключение санкций в рамках статьи 13.20 (13.25) КОАП РФ «Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов». Главная обязанность организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, в рамках требований Приказа 77, обеспечивать сохранность электронных архивных документов на протяжении установленных сроков хранения

В СХЭД передаются документы в соответствии с Приказом Росархива 236 и другие документы длительных сроков хранения

Автоматизируются процессы управления стадиями жизненного цикла электронных архивных документов: прием в архив организации, установление сроков хранения, экспертиза ценности, уничтожение, подготовка к передаче на госхранение (если организация является источником комплектования госархива).

Автоматизация процесса передачи электронных документов в архив предприятия

Ведение отчетных форм по работе архива предприятия, ведение топографии хранения бумажных дел в архивохранилище

Организация юридически-значимого долговременного хранения электронных документов с использованием электронной подписи

Формирование системы электронного архива организации

Долговременное хранение документации на основе электронных форматов и скан-копий документов

Быстрый поиск информации и использование документов в деятельности подразделений с учетом разграничения прав доступа

Внедрение единых политик и регламентов использования и хранения документов

Создание страховых фондов и обеспечение «вечного» хранения цифровой информации

Поставка доверенных программно-аппаратных комплексов ЭЛАР НСМ для долговременного хранения данных на базе оптических дисков из Единого реестра российской радиоэлектронной продукции (РЭП) Минпромторга

Оптика определена Росархивом в качестве основной технологии, обеспечивающей постоянное хранение электронных архивных документов

Комплексы ЭЛАР НСМ гарантируют аппаратную защиту данных от изменений и позволяют обеспечить наиболее продолжительный срок хранения данных без необходимости смены носителей и перезаписи информации, в том числе в режиме офлайн

Гарантированное хранение свыше 50 лет

Часть электронных архивных документов в соответствии с согласованными политиками хранения и для которых требуется обеспечение долговременного хранения автоматически копируются на оптические носители. Допускается, что наиболее востребованные документы в качестве фонда пользования остаются в СХЭД в виде копий электронных документов, а юридически значимые подлинники хранятся на оптике

Другие направления

СЭД/ECM (ЭЛАР Контекст)

АИС Архив

ПО СканИмидж

Импортозамещение