Архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

Датой создания архивной службы Ханты-Мансийского автономного округа службы стало 1 октября 1934 года. С этого времени был накоплен значительный массив данных об истории края, включающий более 600 тысяч дел. В настоящее время в архивы округа ежегодно поступает более 50 тысяч дел постоянного срока хранения.
Основными направлениями в работе архивных учреждений ХМАО являются сохранение исторически значимых документов, а также исполнение запросов граждан и организаций, которых за год поступает более 40 тысяч.

Задачи

В Ханты-Мансийского автономном округе – Югре действуют несколько федеральных и региональных программ, затрагивающих информатизацию архивных учреждений: государственная программа «Информационное общество» и ведомственные целевые – «Документальное наследие Югры» и «Электронная Югра». При реализации этих программ сотрудники архивов столкнулись со следующими сложностями:

• поток обращений за информацией со стороны физических лиц, органов власти и организаций постоянно возрастает в связи с популяризацией  государственных услуг у населения. Увеличивается количество документов долговременного хранения, утверждаются новые форматы и правила использования и хранения в бумажном и электронном виде.
• задачей национального значения является надежное сохранение архивных фондов, составляющих культурно-историческое наследие региона. Сложность состоит в необходимости бережного хранения документов с одновременной организацией к ним доступа исследователей и общественных организаций.

Инновационный путь для разрешения сложившейся ситуации был предложен корпорацией «ЭЛАР».

Решение

В рамках реализации проекта специалистами корпорации были переведены в электронный вид более 800 описей фонда Государственного архива. Работы проводились сотрудниками корпорации на специализированном сканирующем оборудовании – «ЭЛАР ПланСкан». Данное оборудование позволяет бережно, но вместе с тем в оперативно, оцифровать архивные документы.

Для удобства поиска и работы с оцифрованными изображениями была проведена индексация образов по полям, с помощью которых можно однозначно идентифицировать документ в архивном фонде. В результате этой работы было обработано и подготовлено к загрузке в систему хранения более 74000 записей, которые составили первичную информационную базу. Выполнение этой работы провели высококвалифицированные сотрудники корпорации, применив технологию многоступенчатого контроля точности ввода. Чтобы обработать оставшийся фонд, а также новые дела, поступающие в архив, заказчиком был приобретен промышленный планетарный сканер «ЭЛАР ПланСкан».
Специалисты корпорации провели курс обучения сотрудников заказчика. Это позволило отладить и повысить эффективность рабочего процесса на новом оборудовании и программном обеспечении.

Для управления оцифрованными данными была внедрена система электронного хранилища АИС  «Архив», которая автоматизировала и ускорила обработку запросов. Теперь сотрудникам нет необходимости долго искать документ в хранилище, всю информацию можно получить со своего рабочего места в течение нескольких секунд. Кроме того, стала возможна одновременная многопользовательская работа с документом, что было невозможно при использовании бумажного оригинала. Таким образом, сократилось время обработки запросов граждан и организаций.

Модуль создания отчетов, включенный в систему, обеспечил формирование как стандартных (установленных внутренними приказами и составляемых в соответствии с Правилами Архивного фонда РФ), так и произвольных отчетов, необходимых для работы. Это позволило сократить время рутинной деятельности по учету и обработке архивных дел.

Одной из главных характеристик созданной системы электронного хранилища является ее надежность и безопасность. Это достигается за счет защищенного хранения электронных документов в виде закодированного метафайла, исключающего возможность несанкционированного копирования и использования информации. Также система автоматически дублирует информацию, относящуюся к документу, в базу данных, которая хранится на оптических BD-дисках и является достаточной для полного восстановления всей системы и информации при сбое.

Результаты

Реализованный проект стал частью государственной и региональных программы, по информатизации архивных учреждений в Ханты-Мансийском автономном округе. Он позволил не только надежно сохранить ценные исторические документы, но и повысить качество услуг, которые архивы предоставляют гражданам и организациям.

«…проект «Электронный архив» позволит создать  фонд пользования на архивные документы в электронном виде, что обеспечит сохранность особо ценных документов, более оперативную организацию предоставления услуг населению. В электронную форму уже переведены все описи Государственного архива автономного округа. А затем будут оцифрованы и добавлены в систему особо ценные и наиболее востребованные архивные документы с целью гарантии доступа к оцифрованным образам архивных документов через сеть Интернет»

Людмила Сажаева, руководитель Службы по делам архивов автономного округа