Оснащение участков сканирования: комплексная автоматизация ввода данных «под ключ»

Корпорация ЭЛАР проектирует и внедряет корпоративные системы самостоятельной оцифровки любого масштаба: от единичного рабочего места в канцелярии до распределенной глобальной инфраструктуры сканирования, распознавания и индексирования в рамках Объединенных центров обслуживания (ОЦО). Заказчикам предлагаются передовые технологические стеки, успешно апробированные в промышленности, музейно-библиотечной сфере, коммерческом секторе и органах государственной власти.

Типовая архитектура участка ввода определяется спецификой обрабатываемых фондов:

Проектирование любого участка начинается с подбора аппаратной базы.

Поставка профессиональных сканеров

Комплектация рабочего места сканирования формируется исходя из физических характеристик и прогнозируемых объемов ежедневно обрабатываемых документов:

Планетарные сканеры. Предназначены для бесконтактной оцифровки сшитых дел, архивных, ветхих и особо ценных оригиналов, а также крупноформатной документации.
Документные сканеры. Применяются для потоковой оцифровки расшитой офисной документации, каталогов и картотек.
Широкоформатные протяжные сканеры и комплексы высококачественного сканирования. Служат для перевода в цифровой вид карт, инженерных чертежей, картин и иных габаритных объектов.

ЭЛАР является не только разработчиком и производителем собственной линейки профессионального сканирующего оборудования, но и партнером крупнейших мировых вендоров офисной техники. Это позволяет интегрировать в проекты оборудование различных брендов на максимально выгодных условиях.

Программное обеспечение для обработки и извлечения данных

Помимо непосредственно сканирования, критически важным этапом является программная обработка получаемых графических образов и приведение их к единому корпоративному стандарту. Профессиональные сканеры часто поставляются с базовым ПО, однако при объединении нескольких устройств в единый производственный кластер в состав участка включаются специализированные программы управления оцифровкой.

Подобные программные комплексы обеспечивают:

Консолидацию и контроль. Объединение результатов сканирования с нескольких рабочих станций, создание проектов с типовыми настройками, ввод индексных данных, а также проведение многоуровневого контроля качества.
Редактирование изображений. Очистку электронных образов от шумов и артефактов, геометрическую коррекцию, ручной выбор страниц и их логическую разбивку.
Конвертацию и экспорт. Сохранение изображений во всех востребованных форматах, публикацию и загрузку результатов в любые внешние информационные системы.
Распознавание. Чтение текста и штрих-кодов, проведение дополнительного ручного индексирования.
Потоковую обработку. Извлечение данных в автоматическом режиме с использованием шаблонного и бесшаблонного распознавания, интеллектуальных технологий экстракции и автоклассификации.

Интегратор устанавливает несколько классов подобного ПО. После этапа сканирования массив документов либо загружается непосредственно в прикладную систему, либо проходит через модуль программного извлечения данных.

Программное извлечение данных

При необходимости извлечения реквизитов из графических образов ключевым инструментом становится система оптического распознавания текста (OCR). Автоматическое индексирование чаще всего строится на базе специальных шаблонов, определяющих расположение данных по заданным параметрам. Для формализованных бланков, анкет и карточек применяются жесткие шаблоны. Для условно-формализованных массивов (договоров, счетов, накладных) — гибкие алгоритмы.

На рынке представлено множество OCR-решений. ЭЛАР активно тестирует их в собственных Центрах сканирования и выступает партнером ведущих производителей, что позволяет подбирать для заказчика оптимальный баланс цены и качества.

Архитектура систем распознавания может быть построена по централизованному (с выделенным сервером) или распределенному принципу. Индексирование осуществляется в режиме реального времени (онлайн) либо по заданному расписанию. Финальным этапом становится загрузка извлеченных метаданных в прикладную систему — с привязкой электронной копии или без нее, с предварительной верификацией оператором или в полностью автоматическом режиме.

При этом шаблонное индексирование имеет объективные ограничения: рукописный текст распознается неуверенно, а количество ошибок напрямую зависит от качества исходного скан-образа. Автоматическое извлечение гарантированно работает только на современных печатных документах и требует ручной верификации сомнительных символов либо внедрения программных механизмов логического контроля (сопоставление сумм, сверка со справочниками ИС).

Если документы не подлежат автоматической обработке, их загрузку можно автоматизировать с помощью технологии штрихкодирования или делегировать ввод данных в рамках сервиса Облачного индексирования.

Штрихкодирование документов

Штрихкодирование представляет собой универсальную и экономически эффективную технологию, применимую для повышения качества сканирования и автоматизации загрузки любых типов документов. Многие организации выбирают ее как бюджетную альтернативу дорогостоящим OCR-продуктам или как стартовое решение для быстрого ввода документов в информационные системы.

Внедрение технологии заключается в нанесении уникальной метки на документ. В процессе сканирования метка автоматически распознается, и готовый электронный документ привязывается к соответствующей карточке в прикладной системе, содержащей аналогичный идентификатор.

Механика нанесения меток варьируется в зависимости от бизнес-процесса:

Штрих-код печатается непосредственно на самом документе при его формировании из прикладной системы.
В качестве разделителей между документами при потоковом сканировании используются чистые листы с нанесенным штрих-кодом.
Штрих-код наклеивается на документ (предварительно распечатывается на самоклеящейся бумаге на стандартном лазерном принтере).

В базовом сценарии распознавание метки, склейка страниц в единый файл и загрузка в прикладную систему (например, в 1С) реализуются через программы управления сканированием.

В высоконагруженных и распределенных архитектурах штрихкодирование позволяет полностью исключить загрузку «тяжелых» скан-образов в учетные системы. Это особенно актуально для облачных СЭД, ERP и CRM. В такой схеме за загрузку, хранение и предоставление документов отвечают специализированные модули внедряемой ECM-платформы.

Также технология штрихкодирования активно применяется для ускорения обработки и маршрутизации документов при организации Объединенных центров обслуживания.