Комплексные системы хранения документов: от ECM-платформ до физических архивов

Интегратор предлагает заказчикам комплексный портфель решений:

Физические оригиналы также требуют внимания. При наличии цифрового двойника бумажные дела можно систематизировать для компактного внутреннего хранения, передать на внеофисное хранение подрядчику или легитимно уничтожить (если истекли сроки обязательного хранения).

Архитектура электронных архивов и кастомная разработка ИС

Более двух десятилетий компания создает электронные архивы (ЭА) и специализированные информационные системы для госсектора, коммерческого бизнеса и сферы культуры. В портфолио накоплен опыт реализации свыше 500 успешных проектов. Интегратор разработал и активно применяет собственную ECM-платформу, включенную в Единый реестр российского ПО. Также накоплена уникальная практика аттестации внедряемых систем для хранения сведений вплоть до уровня «Гостайна».

В структуре Департамента проектов ЭЛАР функционирует постоянный штат ИТ-архитекторов и разработчиков, обеспечивающих полный жизненный цикл программных продуктов: от написания кода до внедрения и технической поддержки.

Электронный архив может выступать как изолированное пространство для хранения оцифрованных фондов. В этой конфигурации ECM-платформа предоставляет полный инструментарий поиска, систематизации и автоматизации бизнес-процессов (подготовка, согласование). Альтернативный сценарий — бесшовная интеграция с прикладными системами (ГИС, СЭД, ERP, CRM). Это позволяет пользователям работать с документами в привычном интерфейсе, одновременно разгружая ядро учетных систем от «тяжелых» графических файлов и обеспечивая их быстродействие.

Стремясь минимизировать капитальные затраты (CAPEX) заказчиков, интегратор предлагает концепцию «Быстрый старт» — развертывание базового функционала ввода, хранения и предоставления документов во внешние системы всего за один месяц.

Облачный архив: SaaS-модель для корпоративного контента

Сервис «Облачный архив» позволяет хранить любые массивы: результаты потоковой оцифровки, ежедневного сканирования или облачного индексирования.

Платформа базируется на отечественном ПО «ЭЛАР Контекст» (включено в реестр отечественного ПО) и развернута в современном российском центре обработки данных (ЦОД) стандарта TIER III. За фиксированную ежемесячную плату клиент получает доступ к enterprise-решению с круглосуточной технической поддержкой командой специалистов. В системе можно хранить, классифицировать и искать любые электронные документы, генерируемые в ходе внутренней деятельности и взаимодействия с контрагентами.

Долговременное хранение на оптических носителях

Цифровой архив может быть синхронизирован с аппаратными комплексами на базе оптических дисков. Это необходимо для выполнения регуляторных требований о дублирующем хранении (например, Указание Банка России № 2346-У).

Архивные оптические накопители (Blu-Ray/DVD) обеспечивают экстремально долгую сохранность данных. Их выбор часто диктуется не только нормативами, но и уникальными физическими свойствами:

Энергонезависимость: электропитание требуется только для чтения информации, а не для поддержания ее целостности.
Неприхотливость к инфраструктуре: в отличие от серверных стоек, накопители не требуют специализированного охлаждения и могут размещаться в стандартных помещениях.
Офлайн-доступность: контейнеры с дисками извлекаются в «горячем режиме» и хранятся в сейфах как обычные архивные дела. Метаданные остаются в поисковом индексе сервера — для чтения достаточно вернуть кассету в стойку.

Решения на базе оптических библиотек легко масштабируются: одна стойка вмещает от 5 до 650+ ТБ данных. Оптические накопители могут объединяться в локальные и распределенные кластеры под управлением ECM-платформ.

Инфраструктура физического архива: проектирование и оснащение

Оцифровка не отменяет необходимости физического хранения бумаги. Организация может передать фонды на внеофисное хранение или создать собственный внутренний архив.

Формирование архива — императивное требование федерального законодательства. Проектирование таких пространств (как на существующих площадях, так и при строительстве с нуля) является сложной инженерной задачей, требующей продуманных объемно-планировочных и технологических решений.

Интегратор реализует проекты оснащения архивов «под ключ»:

Разработка проектной документации на строительство или реконструкцию.
Выполнение общестроительных работ.
Монтаж инженерных сетей, приточно-вытяжной вентиляции, систем пожаротушения и охранной сигнализации.
Поставка и установка стеллажных комплексов, а также профильного оборудования (сканеры, микрофильмирование, реставрация, промышленные шредеры).
Внедрение учетных систем и аппаратно-программных комплексов управления фондами.