Облачное индексирование: удаленная ретроконверсия и работа с электронным архивом

Общая схема оказания услуг
Процесс ретроконверсии в облаке разделен на четыре последовательных технологических этапа, каждый из которых может быть гибко адаптирован под задачи конкретного бизнеса.

Этап 1

Загрузка и маршрутизация документов

Массивы принимаются в любом графическом или текстовом формате. Критическим условием для недорогой автоматической обработки является качество исходных изображений. Приоритетными параметрами выступают разрешение 300 dpi и цветной режим (RGB). Материалы более низкого качества также будут гарантированно проиндексированы, однако снижение точности полнотекстового распознавания неизбежно повлечет за собой рост доли ручных операций и увеличение стоимости контракта.

Интегратор поддерживает любые удобные каналы загрузки:

Передача по электронной почте, факсу, через мессенджеры и мобильные приложения.
Ручная выгрузка в облачный архив или согласованную FTP-папку (включая организацию защищенных VPN-туннелей).

Для автоматизации потоковой обработки группы документов и отдельные листы при сканировании разграничиваются специальными листами-разделителями или идентифицируются посредством штрих-кодов (наклейка или прямая печать на бланке). Специалисты ЭЛАР оказывают полную консультационную поддержку при внедрении подобных механизмов, что позволяет кратно упростить и удешевить последующую обработку.

Этап 2

Автоматическая классификация и предобработка

Поступившие скан-образы проходят через конвейер специализированного программного обеспечения ЭЛАР:

Графические файлы приводятся к стандартному виду: выполняется доворот по тексту, обрезка лишних краев
Алгоритмы определяют начало и конец документа, выделяют приложения (при их наличии), исключают пустые и неинформативные листы
Производится полнотекстовое распознавание и идентификация типа документа, который задает логику дальнейшей обработки
Скан-образы каждого документа компилируются в единый файл (по умолчанию формируется многостраничный PDF с текстовой подложкой).

Документы, не прошедшие автоматическую классификацию, обрабатываются вручную. Согласно производственной статистике, при хорошем качестве печати доля таких исключений составляет не более 0,7%.

Этап 3

Извлечение данных и верификация

Из каждого документа извлекается требуемый набор реквизитов. Индексированию подлежит любая информация, расположенная в любом месте бланка: номера, даты, ФИО, наименования юридических лиц, ИНН, суммы и т.д.

Процесс извлечения значимых данных максимально автоматизирован. Для формализованных документов применяются методы шаблонного распознавания, для нестандартных — разработанные ЭЛАР интеллектуальные алгоритмы поиска ключевых слов, фраз и символов.

Информация, не поддающаяся машинному извлечению (рукописный или плохо читаемый текст, дефекты сканирования), автоматически направляется в очередь операторам ввода. Операторы также выполняют функцию верификации — выборочного или полного контроля качества автоматического индексирования.

Вся обработка осуществляется исключительно в облачной инфраструктуре. Сотрудники ЭЛАР получают доступ к данным через специализированный АРМ с жестко ограниченным функционалом. При работе с персональными данными и конфиденциальной информацией обязательно применяются технологии деперсонификации.

Этап 4

Результат и интеграция

Стандартным вариантом сдачи работ является сохранение подготовленного электронного информационного ресурса (ЭИР) в «Облачном архиве».

Заказчик получает полную свободу в распоряжении данными и цифровыми копиями:

Хранение массивов в облаке с возможностью удаленного поиска и работы в режиме 24/7.
Выгрузка в требуемом машиночитаемом формате (XML, DBF, Access и др.) для последующего импорта в корпоративные информационные системы.
Разработка кастомных интеграционных сервисов для автоматической загрузки данных в локальные или облачные учетные контуры заказчика.

По запросу подготовленная база данных может быть передана любым другим удобным для клиента способом.