Сканирование документов и извлечение данных: схема организации процесса

01

Появление потребности

Существует множество ситуаций и задач, когда организации — коммерческий сектор, органы государственной власти и учреждения культуры — задумываются о переводе своих документов в электронный вид.

Органы государственной власти:

• освободить занятые документами офисные площади;
• перевести информацию в формат баз данных;
• вовлечь архивные документы в оперативную деятельность;
• обеспечить удаленный и многопользовательский доступ;
• наполнить внедряемую, но пока не содержащую информацию систему;
• создать страховой фонд и т.д.

Учреждения культуры решают свои задачи:

• создать виртуальные коллекции;
• реализовать современные поисковые средства путем оцифровки картотек, описей и НСА;
• сохранить ветхие оригиналы, ограничив их использование;
• создать страховые копии, ресурсы для проведения реставрационных работ и т.д.

Делать самому или заказать услуги?

Аргументы «за» самостоятельную оцифровку:

• выделить штат;
• закупить и настроить оборудование;
• обучить сотрудников и т.д.

Самостоятельная оцифровка оправдана при небольших объемах документов, наличии недорогой рабочей силы и свободного оборудования.

Если решено привлекать подрядчика (к кому обратиться?):

• Изучить рынок можно посредством анализа госзакупок.
• Ориентируйтесь на специализированные компании, имеющие опыт работы в вашем регионе.
• Непрофильный исполнитель — это практически гарантия срыва сроков и увеличения бюджета.

02

Сколько стоит?

Приблизительную стоимость также можно рассчитать на основании данных закупок. Однако цена зависит от множества условий. Поэтому разумным вариантом будет запрос очной или заочной экспертизы у профильной компании. Крупные игроки обычно проводят ее бесплатно.

Какое качество оцифровки необходимо?

Рынок предлагает разные уровни качества сканирования и индексирования. У профессиональных компаний за одну и ту же цену можно получить качество от 98% до 99,8%. Разница кажется не такой большой, но приобретает принципиальное значение при увеличении объема ресурса.

Сравнение декларируемых уровней качества на разных объемах массива (количество ошибок при качестве 99,8% / при качестве 99%):

Решение принято

Определены цена и сроки, необходимые для формирования ресурса заданного уровня качества.

Подготовка закупки. Формулирование требований, организация процедур.

Определение поставщика. Закупка услуг оцифровки госучреждениями и коммерческими компаниями осуществляется любым из разрешенных способов — аукцион, конкурс, запрос предложений и т.д. Встречаются «рамочные» контракты с ценой за единицу и закрытием по фактически выполненным работам за период.

Готовимся сами. Нужно быть готовым к тому, что с вашими документами будет работать сторонняя компания. Обязательно обратите внимание на организацию процесса.

03

Оцифровка: спектр работ

Спектр работ зависит от поставленной задачи и может включать различные схемы и способы организации сканирования, извлечения данных и сдачи подготовленных ресурсов, а также дополнительные работы с оригиналами документов. Оптимальный порядок работ определяется на этапе экспертизы.

Как работает фабрика по оцифровке: это сложное производство, результатом работы которого является электронный ресурс заданного качества.

Подготовка

Документы доставляются на производство или собираются из филиальной сети вами, логистической службой исполнителя, курьерскими службами или спецсвязью. Проводится подготовка к обработке: систематизация, расшивка, реставрация.

Можно ли не вывозить документы? Рынок предлагает услуги оцифровки «под ключ» на территории клиента. Однако существуют некоторые ограничения.

Сканирование

В зависимости от экономической целесообразности и возможности транспортировки, может проводиться как на территории клиента, так и с вывозом документов в производственный центр сервисной компании.

Индексирование

Чтобы искать информацию в отсканированных документах, их нужно проиндексировать — извлечь реквизиты в необходимом объеме (от минимального набора до широкой описательной БД).

Как сократить стоимость услуг? В арсенале несколько механизмов снижения стоимости:

• клиент может взять на себя часть работ;
• сократить избыточное индексирование;
• использовать автоматическое извлечение данных;
• заключить долгосрочное соглашение.

Контроль качества

Ответственные подрядчики контролируют результат на каждом этапе работ — именно таким образом достигаются высочайшие показатели качества.

Загрузка

Если это предусмотрено заданием, информационный ресурс загружается в информационную систему с контролем качества загрузки.

Электронный ресурс

Уделите особое внимание приемке результатов работ. Крупные компании дорожат репутацией и сами выдерживают заданные стандарты качества. Но даже в этом случае желательно проводить выборочную проверку.

Возврат оригиналов

Документы возвращаются заказчику в исходном виде, а благодаря систематизации и новому переплету — даже в лучшем состоянии. Также часто применяется подход с уничтожением оригиналов после сканирования.

Гарантийный период

Требуйте гарантию на созданный ресурс! Она защитит от лишних временных и финансовых затрат в случае выявления ошибок или утери ресурса.

04

Заключение

Оцифровка помогает решить множество задач современных организаций, связанных с управлением и развитием основной деятельности. Этот типовой процесс применим для перевода в электронный вид любых документов — ОРД, кадровых дел, договоров и ПБД, клиентских досье, технической и эксплуатационной документации и т.д.

А как же картины, фото, видео и аудио документы? Процесс оцифровки музейных коллекций, видео- и аудиофондов схож с приведенным выше и отличается лишь набором используемого оборудования.

Источник: инфографика CNews Analytics / ЭЛАР. При необходимости могу выполнить полный рерайт этого материала по стандартным параметрам (уникальность 85–90%, SEO-блок, мета-описание).