Госсектор, промышленность, банки, ритейл, культура: кто и что переводит в электронный вид

01

Управленческая документация

Организационно-распорядительные, кадровые документы и дела по основной деятельности — основа работы любой организации. Это документы длительного срока хранения, которые существуют вместе с объектом учета.

Зачем оцифровывают:

• освобождают занятые архивом помещения;
• вовлекают информацию в оперативную деятельность с быстрым поиском;
• обеспечивают многопользовательский доступ;
• взаимодействуют с контрагентами в электронном виде.

Госсектор

Электронные архивы ОРД — неотъемлемая часть работы Администрации Президента РФ, аппаратов федеральных ведомств, региональных правительств и министерств. Муниципалитеты оцифровывают документы по земле и имуществу для наведения порядка в учете, проведения инвентаризаций и повышения собираемости налогов. Органы ЗАГС переводят актовые записи для улучшения качества госуслуг и сохранения документов.

Оцифровка управленческой документации востребована во всех сферах государственной власти: социальной, земельно-имущественной, градостроительной, коммунальной, реестровой.

Промышленность и ТЭК

Промышленные предприятия сканируют управленческие документы в формате текущего ввода. Наиболее актуальное решение — построение инфраструктуры распределенной оцифровки в рамках создания объединенных центров обслуживания (ОЦО).

Конфиденциальные документы

Отдельная категория — документы с ограниченным доступом. Их оцифровка требует особых мер безопасности, деперсонификации данных и работы в защищенном контуре.

02

Финансовая документация

Первичные бухгалтерские документы, счета, накладные, договоры — структурированные массивы, которые хорошо поддаются автоматизации.

Зачем оцифровывают:

• сканируют накопленный архив с уничтожением документов с истекшим сроком хранения;
• создают электронные архивы по договорной и контрактной деятельности с возможностью анализа текстов;
• автоматизируют текущий ввод информации в учетные системы, особенно при создании объединенных бухгалтерий.

Для финансовой документации часто используются программы автоматического индексирования, что значительно уменьшает объем ручного труда и сокращает стоимость работ.

Госсектор

Оцифровка финансовых документов во стребована в различных форматах, в том числе в рамках создания объединенных бухгалтерий федеральных и региональных ведомств.

Промышленность и ТЭК

Промышленные предприятия сканируют финансовые документы в формате текущего ввода, интегрируя процесс с системами ERP и бухгалтерского учета.

Банки и страховые компании

Кредитные организации оцифровывают финансовую документацию в двух форматах:

• сканирование классического архива бухгалтерских документов;
• создание систем классификации и индексирования в потоковом режиме для направлений, требующих текущей обработки (например, кредитных конвейеров).

Ритейл

В магазины и склады торговых сетей ежедневно поступают тысячи бухгалтерских документов. Задержка обработки и оплаты ведет к штрафным санкциям.

Для ритейла оцифровка финансовых документов — это:

• автоматизированный ввод информации в бухгалтерские учетные системы;
• повышение эффективности сверки данных по товарообороту;
• ускоренное принятие к учету поступающих документов;
• оперативная подготовка к проверкам контролирующих органов.

Культура

Учреждения культуры также оцифровывают финансовые документы, в том числе в рамках выставочной деятельности и создания объединенных бухгалтерий.

03

Техническая документация

Чертежи, схемы, проектно-сметная и эксплуатационная документация — основной фонд проектно-конструкторских бюро, промышленных и добывающих предприятий. Современные сотрудники работают с электронными документами, но доступ к научному наследию требует оцифровки бумажных архивов.

Для оцифровки необходимы широкоформатные сканеры и высококвалифицированный штат сотрудников. Применяются все градации работ: от простого сканирования до детального индексирования и векторизации чертежей.

Промышленность и ТЭК

Наиболее часто заказывается оцифровка архивов технической документации с целью:

• сохранения научного наследия, так как документы часто хранятся в неподобающих условиях (примеры — Росатом, Ростех);
• высвобождения загроможденных архивами помещений (Московский метрополитен);
• обеспечения быстрого поиска и доступа к документам для возобновления или модернизации производства (пример — ВТЗ).

Предприятия ТЭК часто заказывают оцифровку и векторизацию каротажных лент и результатов геологических исследований для наполнения аналитических систем.

04

Клиентское досье

Особая группа документов, к оцифровке которой финансовые организации прибегают для развития клиентоориентированных сервисов. Специализированные компании могут индексировать досье в автоматическом режиме, что значительно сокращает стоимость работ.

Банки и страховые компании

Среди банков, страховых компаний и пенсионных фондов крайне востребована оцифровка клиентских досье.

Результаты:

• улучшается качество обслуживания клиентов, нарастает скорость анализа информации и принятия решений;
• сокращаются обращения к бумажным документам и снижаются объемы перемещения бумаги в отделениях на 95%;
• создаются страховые копии на случай утраты оригиналов;
• обеспечивается оперативный и экстерриториальный доступ к документам для сотрудников банка.

Работы могут осуществляться как с вывозом документов, так и на территории самой организации.

05

Специфические документы культуры

Учреждения культуры активно оцифровываются для модернизации выставочной деятельности, расширения доступа к коллекциям через интернет, сохранения ветких исторических документов и подготовки к реставрации.

Архивные и библиотечные фонды

Сканирование архивных дел и оцифровка книг требуют специального оборудования — планетарных сканеров со специальными колыбелями, безопасными режимами и повышенным качеством съемки. Исполнитель должен обладать глубоким пониманием процессов и знать нормативную базу.

Кроме классических бумажных книг и дел, учреждения оцифровывают газеты и журналы, видео- и аудиофонды, негативы и микрофиши. Все эти направления требуют особых компетенций.

Архивы с помощью оцифровки наводят порядок в фондовом учете, автоматизируют процессы учета и выдачи документов, переходят к предоставлению архивных услуг в электронном виде, в том числе платных.

Библиотеки создают эффективный инструмент поиска библиографических данных, повышают качество обслуживания читателей и оказания государственных услуг.

Каталоги, картотеки и научно-справочный аппарат (НСА)

Оцифровка каталогов, описей и инвентарных книг позволяет библиотекам, архивам и музеям провести инвентаризацию и перейти к учету в современных информационных системах.

Это сложный процесс: документы часто ветхие, в основном заполнены от руки, содержат старорусский и иностранный текст, в том числе плохо читаемый. Требуется ручное индексирование и высочайший опыт операторов ввода.

Музейные экспонаты и интерьеры

Музеи совершенствуют процессы учета и хранения фондов, наполняют Госкаталог Музейного фонда РФ, готовятся к реставрационным и научно-исследовательским работам, создают виртуальные выставки и расширяют присутствие в интернете.

Оцифровка произведений искусства всегда проводится на территории музея. Для перевода в электронный вид картин, графики и других плоских оригиналов применяется исключительно специальное оборудование — бесконтактные планетарные сканеры. Для больших форматов — комплексы высококачественного сканирования.

Другая сторона оцифровки музейных коллекций — фотографирование для создания цифровых копий сверхбольших картин и интерьеров, объемных предметов, коллекций декоративно-прикладного искусства и нумизматики. Качество работ напрямую зависит от квалификации фотографа.

Выбор стратегии оцифровки требует обязательного проведения предварительной экспертизы.