Автоматизированная информационная система «ЭЛАР-Архив» (АИС «ЭЛАР-Архив»)
Назначение — автоматизация основных процессов деятельности (комплектование, учет, хранение, использование) архивных учреждений в соответствии с нормативно-методическими документами в области архивного дела.
Заказчики — государственные, муниципальные архивы и органы управления архивным делом.
Особенности реализации
- Настраиваемость — различные по функциональности, взаимодополняющие программные модули. Состав программных модулей варьируется в зависимости от функциональных требований; возможность создания системы в несколько очередей
- Открытость — использование промышленных средств разработки и общесистемного программного обеспечения.
- Совместимость — использование стандартных форматов данных и протоколов информационного обмена; интеграция с другими системами, в т.ч. порталом госуслуг.
Ключевые особенности
- Управление ролевым доступом к ресурсам и функциям системы, автоматизация процессов основной архивной деятельности
- Встроенные средства просмотра контента различных форматов, в том числе с учетом ограниченного доступа.
- Использование водяных знаков для защиты авторских прав и прав собственности
Функциональный состав АИС «ЭЛАР-Архив»
Модуль «Читальный зал»
- Реализация функционала для максимально эффективного обслуживания пользователей
- Автоматизация процессов учета движения и сохранности фондов, составление отчетности
Модуль «Учет приема и исполнения запросов»
- Эффективная отработка социально-правовых запросов.
- Формирование отчетно-статистической документации по справочно-информационной деятельности архива
- Возможность интеграции в инфраструктуру Электронного правительства региона для автоматизации взаимодействия с ОГВ.
Модуль «Администрирование»
- позволяет детально регламентировать доступ к ресурсам, управлять и настраивать роли пользователей, настраивать маршруты согласования и другие.
Текущий ввод
- Реализация функций наполнения Системы индексной информацией и графическими образами документов силами специалистов архивных учреждений
Модуль «Отчетно-статистическая документация»
- Автоматизированное ведение списков подведомственных архивных учреждений, организаций-источников комплектования, с указанием их отраслевой принадлежности и архивного учреждения, принимающего документы организации на постоянное хранение.
- Автоматизированное формирование сводных и выборочных выходных форм.
- Расширенные возможности построения экранных форм итогов работы ЭПК в различных разрезах — в целом, по архиву, в разрезе протокола, нарастающим итогом.
Дополнительные компоненты и сервисы
- Программные средства обеспечения информационного взаимодействия АИС «Архив» с порталами предоставления госуслуг (ПГУ, РПГУ) с использованием СМЭВ.
- Программные средства обеспечения информационного взаимодействия АИС «Архив» с федеральной ГИС «Единая система идентификации и аутентификации (ЕСИА)».
- Программные средства обеспечения информационного взаимодействия АИС «Архив» с программным комплексом «Архивный фонд».
- Программные средства загрузки информационного ресурса в ПК АИС «Архив».
Возможна реализация решения в виде облачного сервиса АИС «ЭЛАР-Архив».
Преимущества внедрения
- Обеспечение предоставления гражданам и организациям услуг в электронном виде как посредством Интернет-сайта архивного учреждения, так и с помощью ПГУ. Обеспечение работы пользователей с электронным фондом пользования.
- Сокращение сроков исполнения запросов граждан и организаций за счет автоматизации процессов предоставления доступа к фонду пользования.
- Упорядочение процессов комплектования архивов путем автоматизации процессов деятельности экспертно-проверочных комиссий.
- Повышение эффективности труда специалистов архивного дела за счет автоматизации рутинных процессов и процедур деятельности.
- Возможность организации защищенного хранилища электронных документов.