Электронный архив ЗАГС Самарской области

Решение

Основываясь на организационной структуре Управления ЗАГС Самарской области, а также с учетом установленного распределения функций между отдельными структурными подразделениями, была выбрана централизованная архитектура системы, предусматривающая единое хранилище с управляемым доступом к нему с каждого из удаленных АРМ системы.

Программной платформой решения стала система САПЕРИОН, обеспечившая эффективное управление информационным ресурсом ЗАГС области и регламентированный доступ к электронному архиву всех структурных подразделений через корпоративную VPN-сеть.

Основным элементом структуры ЭА ЗАГС стал внедренный на базе Управления ЗАГС центр обработки данных «Архив» (ЦОД «Архив»), обеспечивающий:

• ведение объединенного электронного фонда и его актуализацию сведениями об актах гражданского состояния с учетом изменений и исправлений, внесенных в соответствии с действующим законодательством РФ;
• обработку и загрузку данных из модуля текущего вода документов;
• ведение единого информационного обеспечения (справочников, рубрикаторов) системы ЭА ЗАГС;
• управление, администрирование и настройку параметров ЦОД «Архив» и системы в целом;

Использование системой САПЕРИОН открытых программных интерфейсов обеспечило Заказчику возможность легкой интеграции с действующими (или создаваемыми) на объекте автоматизации информационными системами.

В соответствии с техническим заданием, в течение 90 дней с момента заключения государственного контракта в электронный вид был переведен бумажный массив за период с 1976 года по 1997 год в составе 1 832 998 актовых записей. При этом обрабатывались ветхие, двухсторонние документы с рукописным текстом, сшитые в книги формата А5.

В результате последующего индексирования, которое проводилось по 12-15 полям в зависимости от типа актовой записи, был сформирован, передан Заказчику на основании соответствующего акта и загружен в систему ЭА информационный ресурс.

Результаты

Создание электронного архива ЗАГС Самарской области на базе программной платформы САПЕРИОН и перевод в электронный вид первых экземпляров записей актов гражданского состояния обеспечили:

• создание единого информационного пространства органов ЗАГС области;
• сокращение сроков предоставления услуг в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния и отработки межведомственных запросов за счет расширения объема сведений информационного ресурса и обеспечения оперативного регламентированного доступа сотрудников к единой базе данных;
• систематизацию и оптимизацию хранения электронных документов и БД, в том числе в части организации санкционированного доступа в соответствии с действующим законодательством к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе;
• повышение уровня контроля и аудита, как внутренней деятельности, так и предоставления государственных услуг и межведомственного взаимодействия;
• снижение непроизводительных затрат и рисков порчи и утраты бумажных документов за счет использования преимущественно электронных образов актовых записей.