Электронный архив геологической информации Министерства природопользования и экологии Республики Башкортостан
Министерство природопользования и экологии Республики Башкортостан является республиканским органом исполнительной власти, осуществляющим в пределах своей компетенции управление, регулирование, контроль и надзор в некоторых областях государственного управления.
Задачи
Целью проекта являлось повышение эффективности работы сотрудников Башкирского республиканского геологического фонда Министерства природопользования и экологии при оказании государственной услуги по предоставлению доступа к материалам фонда гражданам и организациям.
Решение
В Министерстве до начала проекта использовался в условиях опытной эксплуатации программно-технический комплекс «Электронный архив геологической информации» (ПТК ЭА), разработанный на специализированной программной платформе электронного архива Саперион. Испытания комплекса в условиях опытной эксплуатации подтвердили надежность оборудования (сканеров, роботизированных оптических библиотек) и эффективность использования программного обеспечения. Министерством были приняты решения:
- доработать ПТК ЭА по сформулированным во время опытной эксплуатации предложениям;
- перевести в электронный вид и наполнить ПТК ЭА следующими архивными документами (за период 1930-2010гг.):
— геологические отчеты;
— кадастр подземных вод, представленный учетными карточками буровых скважин на воду; - провести приемочные испытания;ввести ПТК ЭА в промышленную эксплуатацию.
Во время опытной эксплуатации ПТК ЭА были сформулированы предложения по модернизации программного обеспечения с целью улучшения эргономических и функциональных характеристик.
Перед проведением доработок программного обеспечения было принято решение провести обновление платформы Саперион до версии 6.0 с сохранением конфигурации, имевшейся в Министерстве. На обновленной платформе были доработаны старые и созданы новые пользовательские формы (поиска, карточки документов), что обеспечило как улучшение эргономики интерфейса, так и совершенствование всей функциональности программного комплекса. Появилась возможность управления из ПТК ЭА новыми усовершенствованными внешними устройствами: сканерами и роботизированными оптическими библиотеками.
Сотрудниками корпорации ЭЛАР была произведена настройка имеющегося в Министерстве сканирующего оборудования, что обеспечило управление сканированием непосредственно из программного комплекса электронного архива с автоматическим сохранением полученных образов в электронном хранилище.
Результаты
В ходе реализации проекта в Министерстве был создан информационный ресурс с электронными образами архивных документов (930 геологических отчетов и кадастр подземных вод). Сложность данного этапа заключалась в том, что предстояло перевести в электронный вид большой объем разнообразных документов в очень сжатые сроки.
Документы включали разноформатные, ветхие листы. Часть документов имела двустороннее заполнение. Особенную сложность для сканирования представляли широкоформатные геологические карты местности (~40 000 листов).
- Оптимизация предоставления государственных услуг.
- Улучшение условий труда
- Уменьшен риск износа, порчи и утраты документов.