Центр подготовки данных Роспатента
Федеральная служба по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам (Роспатент) является ведущей организацией, обеспечивающей юридически значимые действия, связанные с правовой охраной и защитой результатов интеллектуальной деятельности, а также получение и применение новых научных знаний для научно-технического обеспечения экспертизы результатов интеллектуальной деятельности и средств индивидуализации.
Решение
Результатом анализа административных процессов подразделений службы стало решения о разработке и внедрении аппаратно-программного комплекса «Центр обработки данных» для повышения эффективности деятельности за счет ведения полностью безбумажного внутреннего делопроизводства при обработке входящей корреспонденции вне — зависимости от формы ее представления (бумажной или электронной), а также способа и источника получения (телекоммуникационные системы, курьерские и почтовые службы и т.д.).
Состав Системы:
- Модуль регистрации и подготовки документов
- Модуль сканирования и идентификации документов
- Модуль распознавания и индексирования
- Модуль заверения и выгрузки
- Модуль хранения и интеграции.
Преимущества
Особенности системы:
- Автоматизированное формирование пакетов документов. Исключение человеческого фактора: состав пакета и количество страниц в документе указывается явно на этапе формирования учетной карточки
- Централизованное распознавание текстов документов и их форматирование с возможностью сопоставления на экране распознанных текстов и образов оригиналов
- Унификация платформы хранения электронных документов для всех автоматизированных систем ведомства
- Исключение человеческого фактора при формировании обязательных реквизитов документов благодаря использованию справочников, двойного ввода и верификации
- Гибкое конфигурирование системы без внесения изменений в программный код системы. Редактирование структуры вида документа, рабочих процессов, состава обязательных реквизитов, визуального представления экранных форм учетных карточек
- Обеспечение достоверности и неизменности состава пакетов электронных документов системы с использованием улучшенной ЭЦП
- Экспорт электронных документов и полученных на их основании данных во внешние информационные системы и СЭД
Результаты
- Произведена унификация входящего гетерогенного потока документов — вся информация поступает на вход автоматизированных информационных систем в электронном виде в сопровождении идентифицирующих ее реквизитов;
- Электронный документ «отделен» от информационных систем, что обеспечивает полный контроль над информационным массивом в период обработки и хранения;
- Созданы предпосылки для эффективной автоматизации или передачи на аутсорсинг рутинных процессов обработки информации;
- Получена возможность упрощенного комплектования бумажного ведомственного архива непосредственно по получению бумажных документов.