ЭЛАР завершил проект по оцифровке архивных документов для Администрации Тазовского района ЯНАО

Специалисты ЭЛАР оцифровали свыше 88 тысяч листов архивных документов постоянного срока хранения и внесли их в государственную информационную систему «Электронный архив Ямало-Ненецкого автономного округа» (ГИС ЭА). Работы были выполнены в три этапа и продолжили многолетнее участие компании в формировании единого цифрового архивного ресурса региона.

ГИС ЭА объединяет электронные копии документов государственного и муниципальных архивов Ямало-Ненецкого автономного округа, обеспечивая их централизованное хранение, поиск и использование. ЭЛАР участвует в наполнении системы уже несколько лет, в предыдущие годы компания реализовала проекты по оцифровке фондов муниципальных архивов Ноябрьска, Пуровского и Тазовского районов, города Лабытнанги, а также ГКУ «ГА ЯНАО». Например, для архива Ноябрьска ранее было оцифровано и загружено в систему около 1700 дел общим объёмом более 261 тысячи листов.

Новый комплекс работ был выполнен для муниципального архива Администрации Тазовского района. В рамках трёх последовательных этапов специалисты ЭЛАР оцифровали и внесли в ГИС ЭА в общей сложности 88 362 листа архивных документов постоянного срока хранения. Массив включал около 460 дел из двух архивных фондов. Основную его часть составили документы форматов до А3, при этом в делах встречались отдельные нестандартные листы от А6 до А0, документы с угасающим текстом и на кальке. Оцифровка выполнялась на профессиональных планетарных сканерах ЭЛАР. Бесконтактный способ сканирования позволяет бережно работать со сшитыми, ветхими и повреждёнными документами, не подвергая оригиналы механическому воздействию и обеспечивая точную передачу всех информационно значимых деталей.

Каждый этап включал полный цикл создания электронного архивного ресурса: полистную проверку и подготовку дел, при необходимости — ремонт, элементы реставрации и расшивку, сканирование и обработку изображений, контроль качества, индексирование и формирование электронных копий. Файлы созданы в форматах JPEG и PDF/A с распознанным текстовым слоем, структурированы в соответствии с архивными шифрами и загружены в ГИС ЭА на уровне дел и отдельных документов. После оцифровки расшитые дела вновь подшивались и возвращались в архив с сохранением их состава и физического состояния. В результате архив получил структурированный электронный фонд, а также резервные и рабочие копии документов для долговременного хранения и использования. Перевод материалов в цифровой вид снижает нагрузку на оригиналы, сокращает риск утраты информации и ускоряет поиск необходимых архивных данных.

Корпорация ЭЛАР реализует проекты цифровизации для федеральных, региональных и муниципальных архивов по всей стране, объединяя собственные технологии, профессиональное оборудование и экспертизу полного цикла — от бережной работы с оригиналами до создания готовых к использованию электронных информационных ресурсов.