Создание программного комплекса «Электронный архив Министерства имущественных отношений Самарской области»

Министерство имущественных отношений является органом исполнительной власти Самарской области, образованным в целях осуществления полномочий собственника в отношении имущества региона.

Задачи

В Министерстве было принято решение поэтапного перевода всего информационного потока, связанного с бумажными носителями, в электронный вид за счет внедрения специализированного хранилища электронных документов и файлов — программного комплекса Электронного архива Министерства имущественных отношений Самарской области (ПК ЭАМ).

Решение

Сложность данного этапа заключалась в том, что предстояло перевести в электронный вид большой объем разнообразных документов в очень сжатые сроки. Кроме того, большинство дел оказались сшитыми, часть из них не подлежала расшивке. Дела включали разноформатные, ветхие листы. Часть документов имела двустороннее заполнение.

В качестве платформы для создания электронного архива Министерства было использовано типовое программное средства управления электронным архивом САПЕРИОН 5.6. Типовое программное обеспечение изначально сертифицировано в соответствии с требованиями информационной безопасности к средствам защиты информации ФСТЭК России по 4 уровню контроля отсутствия НДВ (НДВ-4), поддерживает конкурентный тип клиентских лицензий, при котором обеспечивается возможность установки клиентского программного обеспечения на неограниченное число рабочих станций. Разработанное специализированное программное обеспечение предназначено для ведения электронного архива приватизационных дел и дел с приказами и решениями по основному виду деятельности Министерства имущественных отношений. Были созданы поисковые формы и формы индексирования.

При наполнении электронного архива образами и индексной информацией Заказчиком была поставлена задача — разделить строку адреса на составляющие: субъект РФ, район, населенный пункт, улица, номер дома. В результате обследования было выявлено, что в документах встречаются адреса и местоположения земельных участков, не попадающие под классификацию согласно КЛАДР. Было принято решение для разделения адреса сформировать справочники на основании фактически имеющихся в документах сведений.

Преимущества

• Оптимизация предоставления государственных услуг
  Внедрение ПК ЭАМ устранило простои, связанные с ожиданием физической доставки документа (в том числе из архива), с ожиданием документа ввиду невозможности одновременной работы нескольких сотрудников с единственным бумажным носителем.
• Улучшение условий труда
  Реализация проекта обеспечивает перевод основной части информационного потока в электронный вид, в том числе и документов, необходимых в оперативной работе.
• Уменьшен риск износа, порчи и утраты документов
  Создание электронного архива с образами документов позволило уменьшить потребность сотрудников Министерства в доступе к бумажным носителям.

Результаты

Проект был выполнен в рамках реализации «Плана мероприятий по развитию информационного общества и формированию электронного правительства в Самарской области на 2010-2012 годы». Сформирована основа последующего перехода к предоставлению в электронном виде государственных услуг в сфере имущественно-земельных отношений. Улучшены условия труда, сокращены непроизводственные трудозатраты сотрудников Министерства.