Система электронного архива ТНК-Нижневартовск

ТНК-ВР является одной из ведущих нефтяных компаний России и входит в десятку крупнейших частных нефтяных компаний в мире по объемам добычи нефти. Основные добывающие предприятия ТНК-BP находятся в Западной Сибири, Волго-Уральском регионе и Восточной Сибири. ТНК-Нижневартовск разрабатывает 6 месторождений. На долю предприятия приходится более 11% совокупной добычи ТНК-BP.

Задачи

Оптимизация процессов добычи и разработки месторождений предполагает оперативное согласование массы документации между различными департаментами на всех стадиях производства. Сложность работы с бумажными документами, такими как дела скважин, не позволяет соблюдать установленные сроки. Оригиналы многих документов хранились непосредственно на территории нефтепромыслов. Поиск первоисточников эксплуатационной документации для сверки данных занимал несколько дней, а то и недель. В суровых условиях месторождений нередки аварии, пожары, прорывы системы водоснабжения.

В подобных обстоятельствах ценные материалы могли быть испорчены или утеряны, что усложняло восстановление инфраструктуры нефтепромыслов.

Решение

Решением проблем, связанных с доступом к документам, стало построение системы электронного архива (СЭА) на основе программного обеспечения САПЕРИОН для Финансового, Планово-экономического департаментов, а также для Департамента геологии и разработки месторождений.

Для решения поставленных задач были проведены работы по обследованию, а также настройке, внедрению и наполнению системы управления электронным архивом. В рамках создания СЭА для индексации и поиска были разработаны электронные регистрационные карточки (ЭРК) документа, содержащие параметры, подготовленные на основе анализа типов документов подразделений.

Поиск и индексация договорных документов в СЭА может выполняться как по русским значениям поисковых полей, так и по английским. При загрузке новых договорных документов в СЭА вручную вводится их вид и номер, остальные признаки автоматически вносятся из реестра документов отдела.

Для первоначального наполнения СЭА была произведена оцифровка дел скважин, организационно-распорядительной и прочей документации. Массив документов, который требовалось обработать, размещен непосредственно
на нефтепромыслах, поэтому работы велись мобильными бригадами операторов сканирования корпорации «Электронный Архив». Сотрудниками корпорации успешно были решены вопросы, связанные с доставкой и размещением оборудования, правильным освещением и электропитанием. При работе использовалось высокопроизводительное профессиональное оборудование, позволившее в установленные сроки оцифровать более полумиллиона листов формата от А6 до А0 различного качества.

Отсканированные образы документов были проиндексированы — создана база данных учетных и поисковых атрибутов и полученный ресурс оцифрованных документов и их индексов был загружен систему управления электронным архивом САПЕРИОН.
Доступ к СЭА при помощи web-интерфейса был предоставлен управлениям
по добыче нефти и газа.

Преимущества

Таким образом, созданная система электронного архива позволила осуществить:

• загрузку и поиск электронных документов;
• централизованное хранение большого массива информации (производственной документации);
• оперативный доступ к материалам электронного архива из удаленных подразделений;
• доступ к документам только авторизованных пользователей, ведение журналов учета работы пользователей с документами архива.

Результаты

Внедрение системы электронного архива в ТНК-Нижневартовск позволило объединить в централизованном хранилище фонд документации и организовать оперативный доступ к нему, в том числе и из удаленных управлений. Значительно снизились затраты времени на поиск электронных образов оригиналов эксплуатационной документации в случае необходимости сверки данных с первоисточниками. В результате создания системы поиск документов занимает считанные секунды.