Система электронного архива финансового управления Российского фонда фундаментальных исследований (РФФИ)

Электронный архив РФФИ представляет собой программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий возможность оперативного доступа к информации по проектам (заявки, экспертные оценки, отчеты по проектам), к первичной бухгалтерской документации и надежного долговременного хранения электронных документов.

Решение

По каждому проекту в архиве заведена электронная карточка, к которой прикрепляются электронные копии всех относящихся к проекту документов — заявки, экспертные заключения, отчеты по проекту. Электронная копия документа формируется на основе бумажного документа и состоит из электронного образа документа и электронной карточки документа. Электронный образ документа может состоять из одного или нескольких файлов формата TIFF (PDF), получаемых в результате сканирования бумажных оригиналов документов.

Структура электронного архива включает в себя следующие компоненты:

Центр оцифровки (рабочие места сканирования, извлечения и загрузки учетных данных)
Хранилище электронных документов на базе системы ЭЛАР Саперион
Модуль интеграции с учетной системой 1C:Бухгалтерия
Рабочие места пользователей (клиентские лицензии системы ЭЛАР Саперион)

В систему электронного архива были загружены следующие документы:

заявки, экспертные оценки, отчеты по проектам 1993 по 1997 годов; создан информационный ресурс «РФФИ-Проекты» объемом более 130 тыс. документов;
первичная бухгалтерская документация за 2009, 2010 и 2011 годы: выписки из лицевого счета, платежные поручения, заявки, счета, акты выполненных работ (внебюджетный счет); создан информационный ресурс «РФФИ-Бухгалтерия» объемом более 67 тыс. документов.

Преимущества

Разработан и внедрен программно-аппаратный комплекс, который позволил значительно уменьшить количество операций, необходимых бухгалтерам, при переносе сведений с бумажных документов в бухгалтерскую систему. Благодаря этому:

существенно повысилась производительность труда бухгалтеров, ответственных за ввод данных;
минимизирована вероятность возникновения ошибок при переносе сведений с бумажных документов в бухгалтерскую систему;
отсканирован и загружен массив бухгалтерских документов за 2009, 2010, 2011 годы.

Результаты

В ходе реализации проекта создано единое информационное пространство для системы бухгалтерского учета и системы управления электронным архивом. Теперь уполномоченные сотрудники Фонда имеют доступ к существенно большему объему информации, при этом реализован качественно новый уровень работы с документами:

существенно усовершенствовано документационное обеспечение сотрудников;
снижены риски утраты и порчи документов;
существенно снижена стоимость хранения электронных документов;
создана промышленная основа для введения электронной цифровой подписи и перевода всего документооборота в электронный вид.