АИС Архив

01

Возможности

Повышение эффективности деятельности архивных учреждений

Автоматизация процессов архивного учета: комплектование, хранение, использование, отчетность

Обеспечение своевременной отработки запросов на предоставление информации

Организация регламентированного доступа к архивным документам в рамках предоставления государственных услуг в электронном виде

02

Комплексная автоматизация государственных архивов

Модульность архитектуры системы позволяет реализовывать различные по масштабу проекты — от ведения электронного НСА и автоматизации читального зала отдельного архива до создания единой системы управления архивным делом на уровне региона

• Различные по функционалу, взаимодополняющие модули программного обеспечения
• Единый WEB-интерфейс для всех программных модулей с доступом пользователей через любой браузер
• Детальная регламентация доступа и управление процессами
• Встроенные средства просмотра контента различных форматов
• Защита с использованием водяных знаков
• Своевременная и оперативная модернизация при изменении нормативного обеспечения деятельности

03

Автоматизация основных направлений деятельности

Отечественная сервис-ориентированная ECM-платформа, обладающая элементами искусственного
интеллекта и машинного обучения — это основа для реализации широкого спектра решений.

Модуль «Читальный зал»
Реализация функционала для максимально эффективного обслуживания пользователей и автоматизации процессов учета движения и сохранности фондов, составления отчетности.

Модуль «Учет приема и исполнения запросов»
Эффективная отработка социально-правовых запросов, формирование отчетно-статистической документации по справочно-информационной деятельности архива. Возможность интеграции в инфраструктуру Электронного правительства региона для автоматизации взаимодействия с ОГВ

Модуль «Администрирование»
Детальное регламентирование доступа к ресурсам, управление и настройка ролей пользователей, настройка маршрутов согласования

Модуль «Текущий ввод»
Реализация функций наполнения системы индексной информацией и графическими образами документов силами специалистов архивных учреждений

Модуль «Отчетно-статистическая документация»
Формирование, редактирование и выгрузка данных отчетных форм «Сведения о направлениях и результатах деятельности архивных учреждений» и «Сведения о состоянии документов в организациях-источниках комплектования»

Модуль «Протоколы ЭПК»
Автоматизированное ведение списков подведомственных архивных учреждений, организаций-источников комплектования, с указанием их отраслевой принадлежности и архивного учреждения, принимающего документы организации на постоянное хранение. Автоматизированное формирование сводных и выборочных выходных форм. Расширенные возможности построения экранных форм итогов работы ЭПК в различных разрезах — в целом, по архиву, в разрезе протокола, нарастающим итогом

Дополнительные компоненты и сервисы
Программные средства обеспечения информационного взаимодействия АИС «Архив» с порталами предоставления госуслуг (РПГУ, ЕПГУ) с использованием СМЭВ, интеграция с ЕСИА, программным комплексом «Архивный фонд».

04

Интеграция с Единым порталом государственных услуг

АИС «Архив» обладает готовым модулем интеграции, позволяющим реализовать на Едином портале государственных услуг возможность формирования тематических запросов в архивное учреждение с функциями отслеживания статуса отработки и получения результата запроса в электронном виде, а также компоненту виртуального читального зала, позволяющую производить многоаспектный поиск, навигацию по путеводителям и оформление требований на доступ к документам фонда пользования в электронном виде.

Платформа АИС «Архив» может быть интегрирована в региональную инфраструктуру электронного правительства для предоставления услуг посредством многофункциональных центров (МФЦ), а также для автоматизации взаимодействия архивных учреждений с УПФР для отработки социально-правовых запросов.

05

Преимущества АИС Архив для государственных архивов

• Обеспечивает доступ граждан и организаций к государственным услугам, оказываемым архивным учреждением
• Повышает эффективность труда специалистов архивного дела посредством автоматизации рутинных процессов и процедур
• Автоматизирует формирование отчётно-статистической документации и документов, образующихся в деятельности экспертно-проверочных комиссий
• Сокращает сроки исполнения запросов пользователей за счет быстрого поиска и получения информации из автоматизированного научно-справочного аппарата и электронных информационных ресурсов архива
• Обеспечивает сохранность бумажных оригиналов за счет создания фонда пользования в электронном виде и изъятия из оборота особо ценных, исторически значимых и ветхих документов